Calendly, bekend van het plannen van afspraken, biedt nu ook een functie die automatisch notities maakt van vergaderingen. Jij hoeft zelf niet meer handmatig aantekeningen te typen; de tool kan audio en video opnemen, uittypen en vervolgens samenvattingen en actiepunten maken.

Wat doet de nieuwe notuleerfunctie?

De notuleerfunctie van Calendly neemt deel aan de meeting en voert een paar taken uit:

• De assistent neemt audio en video op van de vergadering.

• De opname wordt automatisch uitgetypt (getranscribeerd).

• Op basis van de transcriptie maakt de tool een samenvatting en identificeert actiepunten.

• De functie kan ook concept-onderwerpen voor vervolg-e-mails opstellen.

Calendly test daarnaast een manier om systeemgeluid te gebruiken om gesprekken te transcriberen, een aanpak die lijkt op wat sommige andere spelers al bieden.

Wat is Callie, de nieuwe AI-assistent?

Naast de notuleerfunctie werkt Calendly aan een digitale assistent met de naam Callie. Deze assistent gebruikt de bestaande planning- en vergaderfunctie van Calendly om:

• vergaderingen in te plannen;

• te controleren of mensen beschikbaar zijn;

• relevante informatie uit eerdere vergaderingen te tonen als context.

Dat betekent dat Callie niet alleen helpt met het zetten van een afspraak, maar ook met het ophalen van belangrijke informatie uit eerdere gesprekken zodat deelnemers voorbereid zijn.

Waarom doet Calendly dit?

Volgens CEO Tope Awotona wil het bedrijf werkprocessen automatiseren voor gebruikers die veel met klanten of relaties werken, zoals sales- en marketingmedewerkers. Die rollen zitten vaak vol vergaderingen en veel werk ontstaat pas nadat een meeting is afgelopen. Calendly ziet vooral kans in die nabehandeling: het omzetten van notities in concrete taken en opvolgacties.

De concurrentie en het speelveld

De markt voor automatische notulering en vergaderassistenten is druk en groeiend. Er zijn verschillende spelers die vergelijkbare functies aanbieden, zowel gespecialiseerde notuleer-apps als grotere productiviteitsplatforms die notities aan hun pakket toevoegen. Voorbeelden van andere partijen in dit veld zijn:

• Granola

• Fireflies

• Read AI

• Otter

• Fathom

• Productiviteitsplatforms zoals Notion, ClickUp en Wispr

Sommige van die bedrijven breiden hun diensten uit: van alleen opnemen en transcriberen naar het toevoegen van slimme zoekfuncties, takenextractie en integraties met e-mail en agenda.

Privacy en toestemming

Er zijn zorgen over privacy bij diensten die gesprekken opnemen en transcriberen. Sommige bedrijven zijn bekritiseerd of beschuldigd van het schenden van privacyregels. Calendly zegt daar rekening mee te houden en bouwt functies in om deelnemers duidelijk te informeren.

De notuleerassistent van Calendly doet het volgende om toestemming en transparantie te bevorderen:

• Bij binnenkomst van de assistent stuurt die een bericht in de chat om iedereen te laten weten dat er een opname plaatsvindt.

• Elke deelnemer kan de assistent vragen de conversatie te verlaten.

• Door de koppeling met Calendly’s planningssysteem kan de assistent deelnemers al vóór de meeting waarschuwen dat de sessie wordt opgenomen.

Deze stappen zijn bedoeld om deelnemers vooraf te informeren en hen controle te geven over opname en gebruik van de data.

Wat betekent dit voor gebruikers?

Voor mensen die veel vergaderen kan zo’n tool tijd besparen. Niet alleen door het overslaan van het notuleren zelf, maar vooral door het automatisch aanmaken van actiepunten en het opstellen van vervolgcommunicatie. Voor organisaties is het belangrijk om duidelijke afspraken te maken over wie toegang heeft tot opnames en hoe die informatie wordt gebruikt.

Conclusie

Calendly betreedt met deze functies een drukbevolkte markt, maar richt zich bewust op het automatiseren van taken ná de vergadering. De combinatie van inplannen, opnemen, transcriberen en opvolging vanuit één systeem kan vooral aantrekkelijk zijn voor mensen met klantgerichte rollen. Tegelijk blijft privacy een aandachtspunt, waar Calendly met notificaties en uitschakelopties op inspeelt.